Apostila de Haia
APOSTILA DE DOCUMENTOS (APOSTILA DE HAIA)
Apostila é uma autenticação emitida nos termos da Convenção de Haia que garante a procedência de um documento público nacional para ter validade e eficácia no exterior, eliminando o procedimento de legalização, muitas vezes complicado, demorado e dispendioso.
Na verdade é uma nova versão do serviço de legalização, só que agora com a participação dos cartórios e não mais do Ministério das Relações Exteriores.
O apostilamento garante a procedência de um documento público nacional para ser aceito e válido no exterior, nos termos da Convenção da Apostila de Haia. (https://www.hcch.net/pt/instruments/conventions/full-text/?cid=41)
A emissão da apostila pode ser requerida presencialmente ou por via postal:
– pelo interessado (requerente);
– por qualquer outro portador do documento público (apresentante).
A apostila serve para dar às instituições estrangeiras que necessitem contratar ou receber um documento público nacional a certeza de que o documento foi expendido por uma autoridade brasileira.
O apostilamento inclui uma via física e outra eletrônica. A primeira será enviada junto ao documento, colada ou apensada. A segunda fica registrada em sistema próprio e será utilizada tanto para o controle das autoridades brasileiras quanto para a consulta de autoridades estrangeiras sobre as Apostilas emitidas no Brasil. Os interessados estrangeiros poderão consultar a autenticidade da Apostila emitida no Brasil por meio de um código de barras bidimensional que pode ser facilmente escaneado usando telefones celulares equipados com câmera (QR Code) ou por meio do site do CNJ, e deverá ser inserido na própria Apostila física.
Os documentos estrangeiros, uma vez apostilados no exterior, também estarão habilitados a produzir efeitos no Brasil, junto às autoridades, órgãos e instituições interessadas, não havendo mais o envolvimento do Ministério das Relações Exteriores. A autoridade competente para o apostilamento no exterior varia de país para país.
Saiba pelo link abaixo quais os países aderentes à Convenção de Haia, onde os documentos públicos nacionais podem ser aceitos por meio do apostilamento: https://www.hcch.net/pt/instruments/conventions/status-table/?cid=41
Não é possível estabelecer uma lista completa de todos os documentos públicos que podem ser gerados no Brasil. Para orientação geral, a Convenção de Haia enumera quatro categorias de documentos que são considerados “documentos públicos”:
a) Documentos provenientes de uma autoridade ou de um funcionário oficial ligado a qualquer jurisdição do Estado, incluindo aqueles oriundos do Ministério Público, de um escrivão de direito ou de um oficial de diligências (oficial de justiça). Por exemplo: documentos oriundos das Prefeituras, Estados e União, bem como de suas autarquias e fundações públicas;
b) Documentos administrativos. Por exemplo: documentos oriundos de instituições de ensino (histórico escolar, certificados etc.), certidões emitidas pelos cartórios extrajudiciais (certidão de nascimento, casamento ou óbito etc.), JUCESP, certificado de naturalização etc.;
c) Atos notariais. Por exemplo: escrituras públicas, procurações, certidões, autenticações e reconhecimentos de firma etc.;
d) Declarações oficiais, tais como menções de registro, vistos para data determinada e reconhecimento de assinatura, inseridos em atos de natureza privada. Por exemplo: atos particulares com firma reconhecida.
Não podem ser apostilados:
a) Documentos elaborados pelos agentes diplomáticos ou consulares;
b) Documentos administrativos relacionados diretamente com uma operação comercial ou aduaneira;
c) Documentos internos e de interesse do Poder Judiciário.
O documento estrangeiro traduzido por tradutor juramentado deve ser apostilado em uma apostile diversa do documento original, pois “[…] pelo sistema vigente no país, a tradução pública é documento público, devendo, portanto ser apostilada com apostila própria que consigne o nome do tradutor público e sua matrícula (ou no caso de tradutor ad hoc o número de protocolo do ato de sua nomeação) como autoridade competente para assinar uma tradução. Desta forma, o apostilamento será necessariamente duplo e deve, ocorrer em duas etapas […]”, ou seja, trata-se de outro documento público, no caso, produzido por tradutor juramentado.
DÚVIDAS:
1. Posso apostilar documentos nacionais no exterior?
Não. Os documentos nacionais devem ser apostilados no Brasil.
2. O país ao qual desejo enviar os documentos não faz parte da Convenção, o que faço?
Será necessário legalizar os documentos no Ministério das Relações Exteriores ou no Escritório de Representação Regional local.
3. Há prazo para a emissão da Apostila pelo cartório?
Não. O procedimento é realizado conforme a demanda de cada cartório.
4. A quais tipos de documentos a Apostila se aplica?
A apostila aplica-se apenas a documentos públicos lavrados no território de um Estado que faz parte da Convenção de Haia. Citamos alguns exemplos:
– Cartório (certidões de casamento, nascimento, óbito, cópias autenticadas etc.);
– Documentos particulares com firma reconhecida;
– Documento empresarial (contratos, cartas comerciais etc.);
– Documentos emitidos pela internet (certificado de naturalização, certidões etc.);
– Estabelecimentos de ensino (documentos escolares, acadêmicos, diplomas etc.);
– Instituições bancárias com firma reconhecida;
– Juntas comerciais (contratos, estatutos, atas etc.);
– Poder Judiciário (certidões dos distribuidores judiciais, processos etc.);
– Poder Público (documentos municipais, estaduais e federais etc.);
– Traduções juramentadas com firma reconhecida;
– Dentre outros.
5. Tenho que observar algum procedimento prévio à apresentação do documento para a emissão da Apostila?
Sim, convém verificar alguns aspectos:
I – Se se trata de um documento público original ou de cópia autenticada;
II – Documentos públicos dos cartórios extrajudiciais não necessitam do reconhecimento de assinatura (exceto registro de imóveis, dentre outros);
III – É necessário providenciar o reconhecimento da assinatura da autoridade que assinou o documento, caso a autoridade não tenha firma no cartório que fará o apostilamento. Por exemplo: histórico escolar, certificados, traduções etc.;
IV – No caso de diplomas, se a universidade/faculdade oferecer meios de confirmação pela internet (p. ex. USP) não será necessário reconhecer firma do reitor. Se a universidade não oferecer este serviço será necessário reconhecer a assinatura do reitor.
Mas atenção: O usuário deve atentar ainda para as exigências do órgão de destino do documento:
a) alguns órgãos aceitam o documento apenas com a assinatura do reitor reconhecida. Neste caso apostila-se a assinatura do escrevente que assinou o reconhecimento de firma.
b) alguns órgãos aceitam o documento somente se as assinaturas do reitor e do secretário estiverem reconhecidas. Neste caso apostila-se a assinatura do escrevente que assinou o reconhecimento de firma.
c) alguns órgãos aceitam o documento somente se a assinatura do reitor/secretário estiver(em) diretamente apostilada(s).
Assim, sugerimos que o usuário busque informações no próprio órgão de destino do documento.
V – Documentos particulares e contratos aceitos pelas instituições estrangeiras deverão ser apresentados com todas a(s) assinatura(a) reconhecida(s);
VI – Para documentos notórios, não há outros requisitos. P. ex.: RG, CNH, carteiras de classe etc.
6. Quais são os países que aceitam documentos com Apostila?
Os países que recebem documentos os apostilados são apenas os que aderiram à Convenção de Haia. Confira a lista atualizada dos países: https://www.hcch.net/pt/instruments/conventions/status-table/?cid=41
7. É necessário algum tipo de legalização?
Não. Com a apostila, a legalização foi eliminada.
8. O que é o Sistema Eletrônico SEI Apostila?
O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) Apostila, foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e cedido gratuitamente ao CNJ. Por meio deste sistema é feito o controle dos procedimentos, consultas e a emissão das Apostilas.
9. Posso apostilar em São Paulo documentos emitidos no interior ou em outro Estado?
Sim, desde que observados os requisitos necessários.
10. Documentos emitidos pela Internet (certidão de naturalização, atestado de antecedentes criminais etc.) podem ser apostilados?
Sim. O notário consultará a autenticidade do documento nos sítios oficiais e emitirá a Apostila.
11. As traduções juramentadas dos documentos devem ser apostiladas?
Sim. As traduções dos documentos públicos nacionais devem ter a firma do tradutor reconhecida em cartório ou então o tradutor deve ter firma aberta no cartório onde o documento será apostilado.
12. O documento e a tradução são apostilados conjuntamente?
Não, são apostilados separadamente. Por ex.: um procedimento de cidadania composto de 15 documentos e 15 traduções juramentadas, teremos o total de 30 apostilas.
13. Após apostilar o documento, devo encaminhá-lo ao Ministério das Relações Exteriores do Brasil ou ao Consulado?
Não. A apostila substituiu todo o procedimento de legalização.
14. Meu documento é cópia autenticada, posso apostilar?
Sim. Mas sugerimos ao interessado que consulte a instituição de destino para verificar se aceita um documento apostilado desta forma.
15. O notário verifica os requisitos para o documento e a tradução serem aceitos no exterior?
Não. A verificação dos requisitos de aceitação do documento no exterior é de responsabilidade do interessado.
16. A Apostila possui prazo de validade?
Não há prazo de validade, mas sugerimos ao interessado que consulte a instituição de destino do documento.
17. Posso validar online a Apostila?
Sim. É possível verificar a autenticidade por meio de leitor QR Code ou por meio do site do CNJ: http://wwwh.cnj.jus.br/seiapostila/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&acao_origem=documento_conferir&lang=pt_BR&id_orgao_acesso_externo=0
18. Como a Apostila é cobrada?
Cada Apostila corresponde a uma assinatura, independentemente do número de páginas do documento a ser apostilado.
19. A tradução deve ser feita antes ou depois do apostilamento?
Via de regra, traduz-se primeiramente o documento que será apresentado no exterior, e realiza-se, então, o apostilamento de ambos (original e traduzido).
20. Preciso traduzir o texto da Apostila?
Não. Sua aceitação é universal entre os países aderentes a Convenção.
21. Como ficarão os trâmites de regularização, validação ou comprovação de equivalência de estudos realizados no exterior, que hoje são feitos pelas Secretarias de Estado de Educação?
Os diplomas/certificados emitidos no exterior deverão ser apostilados também no exterior, em órgão ou repartição designado pelo Estado em que foi emitido. Seu trâmite no Brasil, contudo, não sofrerá alterações com a entrada em vigor da Apostila. Apenas o processo de legalização desses documentos, no exterior, é que deixará de existir: bastará a emissão da apostila para que possam produzir efeitos no Brasil. Lembramos contudo que, em território nacional, as autoridades aptas a receber tais documentos podem exigir eventuais procedimentos adicionais, como a tradução juramentada do documento, por exemplo.
22. E no caso de trabalho de conclusão de curso quando estiver encadernado?
Será necessário apresentar o original e uma cópia fiel eletrônica em arquivo pdf.
23. Meu divórcio tem cópias autenticadas pelo escrivão do foro?
O notário confirmará a autenticidade da assinatura do escrivão junto ao cartório judicial ou o interessado providenciará o reconhecimento da assinatura do escrivão.
24. Tenho um contrato com mais de uma assinatura, qual o procedimento?
Todas as assinaturas devem estar reconhecidas em cartório. Será apostilada a assinatura da autoridade intermediária (Notário). Caso as assinaturas estejam reconhecidas em cartórios diferentes, o interessado deverá se informar junto ao órgão de destino do documento se deve apostilar apenas a assinatura de um dos reconhecimentos de firma ou de todos.